菜鳥救星Excel應用:教你製作動態圖片查詢

文、菜鳥編

Excel整理資料相當方便,但對於HR與庫存人員來說,有時還需要針對條件找出對應的員工照片或是產品圖。

庫存人員要從一堆料號或資料中找出物品來配送,對於經驗豐富的老手,這問題相信可以迎刃而解,但對於產品內容尚不熟悉的菜鳥來說,要馬上知道料號與對應的商品可不是一件輕鬆事,今天就教大家如何在Excel中建立自己的物品圖片查詢功能。

先給大家看一下完成的效果:

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接下來就逐步教大家如何完成查詢的功能吧!

Step 1、建立資料

先將資料內容建立好,並將第一筆資料的圖片插入,至於為什麼不插入全部的圖片,我會在Step2中說明,會比較容易理解。

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Step 2、調整儲存格尺寸

先手動調整儲存格大小,將圖片放置在對應的儲存格內。

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透過滑鼠右鍵取得調整好的儲存格列高。

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取得調整好的列高,就可套用到其它儲存格,如果往後有會再新增資料的可能,建議就將整份資料表的列高一次設定好,方便以後增加資料時不必再調整儲存格高度。

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※如果你在Step1中就將所有圖片插入,在調整整體的大小十,你就會發現插入好的圖片位置也跟著儲存格的調整跑位了,造成後續要調整就不太方便。

上面的畫面,如果你對於快速選取儲存格的操作不了解,可以參考先前分享的文章「Excel教學:3個相見恨晚的Excel技巧」,其實只要透過「Ctrl + Shift」就可以快速選取。

Step 3、設定圖片位置

最後要將其它圖片置入對應的儲存格,如果你的資料圖片很多,可透過對齊與平均分佈功能,就可以快速完成。

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※小技巧分享:
在EXCEL中插入大量圖片時,會依照圖片名稱排序,所以可以事先將圖片名稱以編號方式處理。插入圖片後只要將最後一筆資料的圖片放置好,透過「向左對齊」與「垂直均分」,你就可以快速地將圖片填入對應的儲存格。

Step 4、製作查詢表

將前面製作好的工作表命名為「資料表」,再新增一名稱為「查詢表」的工作表格。

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在A2儲存格中建立「資料驗證」的「清單」類型,來源選定A欄整欄,方便後續新增的資料也被列入清單之中。

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完成後,就可在A2儲存格中透過下拉選單選取資料名稱。

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Step 5、建立圖片名稱管理

開啟名稱管理員。

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按下「新增」,將名稱定義為「圖片對應」,並在參照中輸入下列的公式「=OFFSET(資料表!$B$1,MATCH(查詢表!$A$2,資料表!$A:$A,)-1,)」

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這邊主要使用MATCH函數查詢A2儲存格名稱在「資料表」A欄所對應的位置。以這邊為例得到的結果就是「2」。再透過OFFSET函數來找出對應的圖片位置,最後的減去「1」就是為了取得圖片正確的位置。

Step 6、複製圖片

將「資料表」工作表中的任一張圖片複製貼到「查詢表」中。

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選取圖片並在公式列中輸入「=圖片對應」,你就會發現神奇的事情了。

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補充:

圖片查詢的功能表製作步驟其實不多,只要建好圖片的名稱定義,透過公式就可查詢。真硬要說,花最多時間的就是在前置的資料建立。不過也是一勞永逸的方法,在公司沒有庫存系統這類的工具協助下,自己建立一個提升工作效率的Excel是不錯的方式。

但還是有個小缺點,就是當你想要再新增查詢欄位時,就沒辦法透過下拉方式完成,而是需要再新增一個「名稱定義」,並將公式修正為「=OFFSET(資料表!$B$1,MATCH(查詢表!$A$3,資料表!$A:$A,)-1,)」,也就是將原本的「查詢表!$A$2」修改成「查詢表!$A$3」

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也要記得圖片要修成為「=圖片對應2」

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完成後如下:

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查詢的功能不見得每個人都會使用到,但有需要的人應該可以感受帶來的便利性,如果你覺得這篇文章很實用,也別忘了分享給你的親友們,相信對他們一定很有幫助!


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