菜鳥救星Word教學:將Word企劃檔案轉成PowerPoint簡報

文、菜鳥編

今天老闆突然興致來了,要你將先前企畫的內容開會說明。

突然一下子要將數十頁或近百頁的企畫Word檔案轉成PowerPoint簡報,你是怎麼製作的呢?

是將內容逐一的複製貼上,用燃燒生命的方式完成嗎?如果你懂得如何快速地將Word轉換成PowerPoint,我想你就不需要用盡你的小宇宙了,也可以準時下班去看看真實的人生。


♦ 如何在PPT中匯入Word:

♦ 如何在PPT中匯入Word:

這邊以花蓮市文化局在2016年舉辦的青年文創綠旅行的企畫書為例。接著就來談談如何做轉換吧,嚴格來說將Word轉換成PowerPoint有三種方式:

方式一、直接用PowerPoint開啟

在你的Word文件中,直接點擊滑鼠右鍵,選擇PowerPoint開啟。

Word

方式二、在PowerPoint中,將Word檔案以新投影片開啟

在常用工具列中,按下「新增投影片」中的「從大綱插入投影片」,選擇對應的Word檔案即可,至於什麼是大綱呢?這部分我在後面會說明。

Word

方式三、在PowerPoint中開啟舊檔

在PowerPoint中,比照一般開啟舊檔方式,只是要注意將右下方的檔案類型選定為「所有檔案(.)」,才有辦法選中Word檔案。

Word

轉換檔案會了,再來看看匯進去的效果。下圖可以發現,格式不完全適用在簡報使用,這樣還不是要花大把時間調整,甚至跟複製貼上沒兩樣?那是因為在Word中沒有調整好大綱,所以才會造成匯進去PowerPoint中格式不符合簡報使用。接著我們就會來討論如何在Word中進行大綱模式來調整。

Word

♦ 調整Word大綱:

Step 1

在Word中將檢視模式切換到大綱模式。

Word

Step 2

這邊我們要使用的工具就是下方所顯示的,要將內容區分成不同的階層。透過階層的設定,讓檔案在匯入PowerPoint中,就可自動判別資料該如何在簡報中呈現。

Word

以下面為例,在Word做了這樣的設定。

Word

匯入PowerPoint中效果如下方的顯示。

Word

簡單的說,在大綱模式中的階層1就是簡報中的標題,當遇到下一個階層1時也會自動換頁。其餘的階層就是縮排的效果。所以只要在Word中將各項層級排定好時,後續就會省事很多,也是為什麼功能名稱是以「從大綱插入投影片」的原因。

Step 3

在Word大綱模式中調整好所有層級,連表格也可以設定好後在PowerPoint中呈現,不需要再複製貼上。

Word

調整後會影響到原本的Word排版,你可能還會想到那到PowerPoint後,格式又會如何,檔案在匯入PowerPoint時,會直接以PowerPoint中的設定為主,與你在Word中的格式設定關係沒有太直接的關係。

Step 4

最後在PowerPoint中使用主題來美化,也可在也可在網路上搜尋版型,鄉主題直接套用,一個報告用的簡報很快就可以完成了。

Word

♦ 結論:

懂得如何快速地將Word轉換成PowerPoint,可以省去耗時的重複動作,將時間花費在簡報美化與流程調整,心力放在重點上,才能在會議中有更好的表現!


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