菜鳥救星Excel教學:職場必學 時間函數全應用-計算年資

文、意如老師

任務一
1-1 抓取目前日期,使用函數 TODAY()
1-2 輸入年、月、日,即可生成日期格式,使用函數 DATE()

任務二:認識 YEAR()、MONTH()、DAY() 函數
2-1 抓取年,認識函數YEAR()
2-2 抓取月,認識函數MONTH()
2-3 抓取日,認識函數DAY()

任務三:實作
把員工”出生日期”欄位整理成三個欄位分別為:年、月、日

任務四:實際應用
年資計算,認識函數YEARFRAC()

備註:所有的函數(大寫、小寫都通用)

任務1

1-1抓取目前日期

函數TODAY():使用此函數即可抓取目前右下角電腦設定的日期(年、月、日),也就是今天的日期。

直接在任意儲存格輸入=TODAY(),按下ENTER即可

結果如下:

1-2 輸入年、月、日,即可生成日期格式,使用函數 DATE()

如果我們直接輸入年、月、日,例如: 20201220也只是一般的數值格式,所以我們可以使用DATE()函數來輸入。

函數Date(): 需帶入三個參數,分別為”年”、”月”、”日”

根據提示訊息直接輸入
=Date(“年”,”月”,”日”)
=Date(2020,12,20)

最後再確認一下,格式是否為日期格式

任務二:認識 YEAR()、MONTH()、DAY() 函數

2-1 接下來要介紹的是Year()函數,只抓取日期中的”年”

比如想要計算所有學生的年齡,這時候就需要抓取生日日期欄位的”年”部分來計算。

函數Year():抓取日期格式的資料”年”的部分。
把想要抓取的日期放入year()參數中即可

=year(Date)

在這裡我放入A2儲存格的日期,順利把"年”抓回來了。

2-2 抓取月,認識函數MONTH()
2-3 抓取日,認識函數DAY()

接下來”月”與”日”也是一樣作法。

假設今天我想找公司所有員工五月的壽星,這時候我們就會使用到MONTH()函數,那如果要細一點的來計算年資算特休,也會使用到Day()函數來抓天數。

函數MONTH() : 抓取日期格式的資料”月”的部分。
函數DAY() : 抓取日期格式的資料”日”的部分。

=MONTH (Date)
=DAY (Date)

我們現在就把Date 參數換成我們A2儲存格中的日期吧!

恭喜您順利把年、月、日 都取回來了。

任務三:實作

把員工”出生日期”欄位整理成三個欄位分別為:年、月、日

參考作法:

D2 儲存格輸入:= YEAR(C2),輸入完後ENTER,右下角往下複製。
E2 儲存格輸入:= MONTH(C2),輸入完後ENTER,右下角往下複製。
F2 儲存格輸入:= DAY(C2),輸入完後ENTER,右下角往下複製。

不到一會功夫,我們已經成功把年、月、日都抓回來囉!

任務四:實際應用

年資計算,認識函數YEARFRAC()

準備一個表格,其中一個欄位為員工到職日期,另外一個欄位為我們要計算的年資欄位,如下圖:

接下來先認識函數YEARFRAC(),用來計算開始日期與結束日期的天數,在一年中所佔的比例。

因此它需要傳入三個參數如下:
start_data 開始日期
end_data 結束日期
basis 指所採用的計算日數的類型,計算年資多採用邏輯值3

YEARFRAC函數

邏輯值 類型
0或省略 US(NASD)30/360
1 實際天數/實際天數
2 實際/360
3 實際/365
4 歐洲30/360

以我們要計算的年資為例,很明顯的,第一個參數開始日期就是我們的到職日期,第二個參數結束日期也就是今天的日期(可以使用TODAY()函數抓取),第三個參數就需要參考我們的表,我們一年實際是365天,所以選擇參數為3。

=YEARFRAC(開始日期,結束日期,邏輯值)
=YEARFRAC(到職日期,今天,365天所以選擇3)

了解後,我們就直接輸入函數試試看吧!

D2儲存格
=YEARFRAC(C2,TODAY(),3)

按下ENTER年資以計算完成,接下來往下複製即可。

最後整理一下把小數點都去掉。

1. 全選年資欄位
2. 常用>>減少小數點

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