菜鳥救星分享:教你如何在對的時間做對的事,讓效率倍增、頑石點頭!

文、陳蔚銘

Daniel Pink是一位美國作家,曾擔任美國前副總統Al Gore的首席演講撰稿人。他在離開白宮後出版了六本書,其中四本曾登上紐約時報暢銷排行榜。其中一本著作:WHEN: The Scientific Secrets of Perfect Timing中整理了許多實用技巧,教讀者如何判斷什麼是「對的時機」,例如:一天中哪個時段開會最有效率?參加比賽該搶先還是殿後?什麼時候該向老闆開口要求加薪?學會這些方法,你也可以變成「時機管理大師」!

▍創新點:說服力比願景更重要,善用五種認知偏誤讓你職場無往不利。

本文四大重點:
1. 一天中認知能力高峰與低谷的差距,竟和清醒與喝醉一樣?
2. 認真看待休息時間,加入日常行程表並設定提醒。
3. 容易被拒絕的要求,要在對方剛休息完時提出。
4. 出場順序竟會影響得獎機率?好消息要最後再說!

1. 一天中認知能力高峰與低谷的差距,竟和清醒與喝醉一樣?

一般而言,我們的認知能力在一天中會經歷高峰、低谷、復原三個階段的變化;而根據英國牛津大學神經科學家Russell Foster的研究,每日高峰與低谷之間的差距,就像清醒的人和醉漢差不多!

圖片來源:Pixabay

以上班族的作息為例:高峰期大部分落在早上、過了中午漸漸降至低谷,而下班前又進入復原期。為了證實這個週期性變化,Pink收集了大量數據,他發現了兩個有趣的現象:

一、醫院在做大腸鏡檢查時,下午發現瘜肉的案例數只有早上的一半;另外,醫生在下午開處方時,有更高機率加入不必要的抗生素。

二、排除掉車多的交通尖峰,一天中最容易發生車禍的時間是凌晨4點至6點,其次是下午2點至4點。

分階段來看,早晨的「高峰期」是我們最為警醒,不容易受干擾而分心的時段,適合用來寫報告、看數據等分析工作。

午後的「低谷期」,適合用來處理電子郵件、填報表等比較不需要動腦的例行公事。

到了下班前的「復原期」,精神變得亢奮,但也容易失去專注,適合用來進行腦力激盪、激發新創意。

因此,觀察自己的週期,在正確的時間處理相對有效率的事項,往往事半功倍。Pink甚至認為,在職場上表現優秀與差勁者之間的差距,不一定來自本身的能力,優秀的人或許只是在對的時間做了對的事。

2. 認真看待休息時間,加入日常行程表並設定提醒

認真工作之外,適當休息也相當重要。Pink建議,每天的待辦清單中除了安排工作相關的事項,更要安排讓自己重新充電的休息時間。

每天安排三個休息時段,列出開始、結束的時間以及休息的方式,再加上提醒,強迫自己時間到就按表操課。

圖片來源:Pixabay

而根據科學研究,要達到有效休息,有以下四種方法:

一、20/20/20規則:處理較短期、零碎的工作時,每隔20分鐘盯著20英尺(約6公尺)外的事物20秒,有助於放鬆眼睛、改善姿勢。

二、效率管理應用程式DestTime統計發現,若需較長時間專注工作,最高效的節奏是52分鐘工作後休息17分鐘。

三、室外散步:暫時離開座位5分鐘,四處走走有助重新找回專注力,室外活動又比室內空間好。

四、社交紓壓:南韓的職場調查,比起回email、吃零食,和同事間的打屁閒聊更能有效紓解壓力。

3. 容易被拒絕的要求,要在對方剛休息完時提出

回想起每次要把產品推銷給客戶、和老闆要求更多資源,甚至和另一半求婚,最怕的就是換來一句殘酷的「不」。在這些艱困的情境下,有沒有方法提高請求成功的機率呢?

Pink建議,不妨在對方休息時間剛結束時開口。

圖片來源:Pixabay

研究發現,在一天的開始或剛結束一段休息時,人們說不的機率是最低的。因此,如果你知道被拒絕的機率可能很高,選擇在早上或對方剛休息完時提出你的想法;甚至可以在開口前一起放鬆一下:「在開始討論之前,讓我們散個步吧?」

當然,Pink強調這並不是保證成功,選擇適當時機也許只能把原先5%的機率稍稍提高到7%。但隨著時間一長,也很可能讓頑石點頭。

4. 出場順序竟會影響得獎機率?好消息要最後再說!

你知道嗎?在創業競賽、工作面試或是歌唱選秀等場合中,所有競爭者依序上場發揮時,除了實力較量之外,出場順序居然也會對最終結果有一定的影響力!

Pink蒐集了許多研究案例,整理出一些有用的準則,告訴讀者什麼場合應該奮勇爭先,什麼時候又該擔任壓軸。

圖片來源:Pixabay

該搶先出場的時機:

一、競爭者少:先出場會加強「優先效應(Superiority Effect)」,開場留下的好印象往往能持續到比賽結束。

二、新進挑戰者(例如:取代現有供應商):搶先原廠商提案,在評審開始感覺「又是老梗」之前留下新鮮感。

三、競爭者水準差不多:比賽到了後半段,評審傾向會更專注找出缺點以分出高下。

該延後出場的時機:

一、競爭者多:到比賽尾聲,評審對前半場的表現印象較模糊,「新近效應(Recency Effect)」會讓評審對後半場留下較深印象。

二、開放式徵選、沒有明確條件的場合:後發者可以觀察競爭者和評審互動的反應,微調自己的報告方式投其所好。

另一方面,我們常常面臨這樣的選擇:「我有好消息,也有壞消息,你想先聽哪一個?」

根據一項研究,調查人們被問到這個問題時的選擇偏好,結果有八成的人想先知道壞消息。這是因為人類對「美好結局」的偏好:就像電影總將劇情高潮放在結局,才能讓觀眾帶著滿足離開電影院。

因此,若不得已必須傳達一個壞消息時,別忘了準備一個好消息放在後面!

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