菜鳥救星學美語:Email請假有學問

文、Christy Lee

在公司裡與同事之間溝通的方式有很多種,如果熟一點的、informal(非正式)的話,既快速又方便的LINE會是一個熱門的選項。但如果對象是客戶、老闆,或是表達的重點較多、複雜,甚至需要以bullet point(重點條列式)清楚說明的,fomal(正式的)email還是最適宜。

不過,Email常常容易會寫的落落長,或是太多贅述結果讓對方花時間看了長篇大論後,仍是有看沒有懂?我們來用一個最簡單,大家也一定會用到的範例來看看吧。

sick day
Photo credit:Nytimes

人吃五穀雜糧一定會生病,所以sick leave(病假),或是個人因素需要personal leave(事假)等等請假原因一定都會發生,但是Leave of absence(休假)的emil該如何下筆呢?

首先你的email內容要精簡且straightforward(直接的)。其中請假的原因,天數,如果有重要事件發生時公司是否可以在請假期間與你聯繫,以及在你請假期間誰會協助你的工作等等資訊都必須要包括在email裡。另外,除非有特殊原因或是請假天數較長等,不然是不需要將請假細節寫的太詳細。以下就是一個簡單的病假email範例:

Hi [Name of your manager or supervisor],

 

I’m sending you this email to inform you that I can’t make it to office today, because of [illness]. If something urgent comes up, I’ll be able to answer emails, but feel free to contact [name of teammate] who will be in charge of my workload today to make sure that all deadlines are met.

Thank you for understanding,

 

(我因為身體不適所以今日無法上班,特以此郵件跟您說明。

有任何與工作相關的緊急事件都可以以郵件與我聯繫,或可隨時與XXX[團隊姓名]聯絡,他將會負責我今天的工作,並確保工作在既定的期間完成。謝謝您的諒解。)

 

[Your name]

Photo credit:INVERSE

除了病假、事假之外,還有一種假是公司給予員工的一種福利,而且會根據年資逐年增加的annual leave(年假)。通常年假的天數較長,所以大家都會利用這段假期出國去玩或是好好去放鬆度假。

雖然準備休假前工作一定很多也很忙,但別忘了Out of Office Message/autoresponder email message(休假自動回覆留言)一定要先準備好,才能讓在你休假期間寄信給你並期待你回信的colleagues(同事)、clients(客戶)知道為何遲遲無法收到你回信的原因。

因為年假的天數關係,所以在message中務必要提及的重點除了告知recipients(收件人)自己何時休假、何時返回辦公室之外,休假期間的職務代理人資訊也必須一併告知,以防在休假期間發生任何緊急需要處理的事項時,colleagues可以幫忙處理, clients也可理解並獲得解決問題的資訊。

關於Out of Office Message內容部分則可以更簡潔有力,例如:

Thank you for your email. I will be away from [XX-XX]. For urgent matters, you can email or call [who] at [email and phone number].
Otherwise, I will respond to your email as soon as possible after my return.

(謝謝您的來信。於[XX-XX]期間我將不在辦公室。如您有任何緊急需求,您可以透過email或電話與XXX聯繫。[email與電話]。或是我返回工作崗位時將儘速回覆您的來信。)


雖然通訊軟體的即時與便利可以在工作方面發揮很大的助力,但如果是用通訊軟體請假的時候要特別注意對方是否有「讀取」你的訊息。或是時間充足的話,再禮貌性的補上一封email,以防自己的請假訊息被其他通訊訊息掩沒、淡忘,最後變成曠職就糟糕囉。

Photo credit:HUFFPOST
Informal adj. 非正式的、非正規的(服裝),日常使用的,(言行)隨意的
Bullet point noun. 項目符號
Sick leave noun. 病假
Personal leave noun. 事假
Leave of absence noun. 休假
Straightforward adj. 簡單的,容易理解的
Colleague noun. 同事
Client noun. 客戶
Recipient noun. 接受者,收件人

She took a six-month leave of absence from her job to go traveling.
她休了六個月的假去旅行。

Chris is straightforward and lets you know what he’s thinking.
Chris是一個很直率的人,可以讓你知道他在想什麼。

40% 公關人,60% 時尚精品、零售業行銷,100% 文字編輯+旅遊作家。
喜歡組裝文字,心血來潮在世界各地、大城小鎮窩著,200% 自在人生。

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