文、Christy Lee
在公司裡與同事之間溝通的方式有很多種，如果熟一點的、informal（非正式）的話，既快速又方便的LINE會是一個熱門的選項。但如果對象是客戶、老闆，或是表達的重點較多、複雜，甚至需要以bullet point（重點條列式）清楚說明的，fomal（正式的）email還是最適宜。
不過，Email常常容易會寫的落落長，或是太多贅述結果讓對方花時間看了長篇大論後，仍是有看沒有懂？我們來用一個最簡單，大家也一定會用到的範例來看看吧。
人吃五穀雜糧一定會生病，所以sick leave（病假），或是個人因素需要personal leave（事假）等等請假原因一定都會發生，但是Leave of absence（休假）的emil該如何下筆呢？
首先你的email內容要精簡且straightforward（直接的）。其中請假的原因，天數，如果有重要事件發生時公司是否可以在請假期間與你聯繫，以及在你請假期間誰會協助你的工作等等資訊都必須要包括在email裡。另外，除非有特殊原因或是請假天數較長等，不然是不需要將請假細節寫的太詳細。以下就是一個簡單的病假email範例：
Hi [Name of your manager or supervisor],
I’m sending you this email to inform you that I can’t make it to office today, because of [illness]. If something urgent comes up, I’ll be able to answer emails, but feel free to contact [name of teammate] who will be in charge of my workload today to make sure that all deadlines are met.
Thank you for understanding,
（我因為身體不適所以今日無法上班，特以此郵件跟您說明。
有任何與工作相關的緊急事件都可以以郵件與我聯繫，或可隨時與XXX[團隊姓名]聯絡，他將會負責我今天的工作，並確保工作在既定的期間完成。謝謝您的諒解。）
[Your name]
除了病假、事假之外，還有一種假是公司給予員工的一種福利，而且會根據年資逐年增加的annual leave（年假）。通常年假的天數較長，所以大家都會利用這段假期出國去玩或是好好去放鬆度假。
雖然準備休假前工作一定很多也很忙，但別忘了Out of Office Message/autoresponder email message（休假自動回覆留言）一定要先準備好，才能讓在你休假期間寄信給你並期待你回信的colleagues（同事）、clients（客戶）知道為何遲遲無法收到你回信的原因。
因為年假的天數關係，所以在message中務必要提及的重點除了告知recipients（收件人）自己何時休假、何時返回辦公室之外，休假期間的職務代理人資訊也必須一併告知，以防在休假期間發生任何緊急需要處理的事項時，colleagues可以幫忙處理， clients也可理解並獲得解決問題的資訊。
關於Out of Office Message內容部分則可以更簡潔有力，例如：
Thank you for your email. I will be away from [XX-XX]. For urgent matters, you can email or call [who] at [email and phone number].
Otherwise, I will respond to your email as soon as possible after my return.
（謝謝您的來信。於[XX-XX]期間我將不在辦公室。如您有任何緊急需求，您可以透過email或電話與XXX聯繫。[email與電話]。或是我返回工作崗位時將儘速回覆您的來信。）
雖然通訊軟體的即時與便利可以在工作方面發揮很大的助力，但如果是用通訊軟體請假的時候要特別注意對方是否有「讀取」你的訊息。或是時間充足的話，再禮貌性的補上一封email，以防自己的請假訊息被其他通訊訊息掩沒、淡忘，最後變成曠職就糟糕囉。
- 單字/片語小複習：
| Informal | adj. 非正式的、非正規的(服裝)，日常使用的，(言行)隨意的 |
| Bullet point | noun. 項目符號 |
| Sick leave | noun. 病假 |
| Personal leave | noun. 事假 |
| Leave of absence | noun. 休假 |
| Straightforward | adj. 簡單的，容易理解的 |
| Colleague | noun. 同事 |
| Client | noun. 客戶 |
| Recipient | noun. 接受者，收件人 |
- 例句學習：
She took a six-month leave of absence from her job to go traveling.
她休了六個月的假去旅行。
Chris is straightforward and lets you know what he’s thinking.
Chris是一個很直率的人，可以讓你知道他在想什麼。
- Christy Lee
40% 公關人，60% 時尚精品、零售業行銷，100% 文字編輯+旅遊作家。
喜歡組裝文字，心血來潮在世界各地、大城小鎮窩著，200% 自在人生。