菜鳥救星談職場:線上會議不卡關的6個小眉角

文、Shannon Lai

近日隨著本土確診案例激增,為避免上班族群接觸頻繁,增加群聚感染風險,不只大眾運輸減班降低運量,政府也呼籲民眾減少不必要的外出,讓不少企業紛紛啟動居家辦公、遠距工作。
對於這波比去年更嚴峻的疫情,各家公司皆是人心惶惶,畢竟相較國外已遠距工作多時,許多國內上班族都是第一次面臨居家辦公的情況。

既然是遠距辦公,在彼此見不到面的情形下,視訊會議成了同事間溝通的橋樑,可是比起在公司,大家會議室裡坐下能夠立即討論,線上會議要注意的眉眉角角,可不比在公司開會來得少。

眉角1、事先通知會議時間,提前stand by

已經開始居家辦公的人,肯定對每次視訊會議開始前,光要等全員上線就要耗上半天的狀況不陌生,若你是會議召集人,建議在公告線上會議時間時,即以文字清楚列出此次會議的討論重點以及議程,並在會議前30分鐘提醒大家準時參加會議。
若是參與會議者,可以提前上線,確定網路順暢、麥克風等硬體設備都沒問題,如果有時間就再瀏覽一下這次要報告的內容。

眉角2、鏡頭前的形象很重要

在家工作一般都不會打扮,但要參加公司會議,至少也要穿戴整齊,總不能穿著睡衣蓬頭垢面就上線開會。除了自身形象要注意,背景燈光和環境音也是視訊會議裡重要的一環,好比如果房間太暗,只有電腦的光打在臉上,這樣畫面看起來可能有些驚悚,而周遭的環境音,像是最近宣布學校停課,家裡如果有小孩,就要避免小孩玩鬧的聲音傳進視訊會議裡。

Photo credit:Pixabay

眉角3、上線後介紹每位參與成員

當大家都上線到齊,會議召集人簡單問候過,便開始逐一介紹此次參與會議的人員,讓被介紹者跟大家打聲招呼。這樣看似一件微不足道的小事,其實是很必要的,因為這不僅是對與會者的一種尊重,也可以在一些有外部廠商與會的會議裡,讓大家在不熟悉的情況下,對彼此有粗淺的認識,不致產生誤會,並且有助於建立雙方的信任感。

眉角4、確認文件內容是否一致

視訊會議前可能會先拿到一些相關的報告,建議在告知大家會議時間時,一併提供相關文件,若之後有更新內容,則在會議開始時,先與大家核對文件版本,避免大家看著不同的內容,造成溝通上的誤會,雖然只是個小動作,卻能強化大家溝通的效率。

Photo credit:Pixabay

眉角5、移開視窗降低鏡頭恐懼症

隨著居家辦公的日子拉長,視訊會議是有增無減,對於有鏡頭恐懼症的人要怎麼辦?視訊軟體《ZOOM》創辦人袁征提出:「如果遇到非得要視訊的會議,可以把視窗移開!」也就是說視訊會議開始打開鏡頭後,你可以點開別的視窗,避免直視螢幕上自己或別人的臉,這樣有助於降低鏡頭恐懼症所產生的焦慮狀況!

眉角6、快速溝通最重要,不需拘泥「面對面」形式

以前辦公室舉行會議都是面對面的談話,但到了遠距辦公的時刻,是否真的需要每件事都打開鏡頭,召開線上會議來執行?對於這個問題,《ZOOM》的創辦人袁征也提出他的見解:「如果只靠『通話』or『電子郵件』就可以完成的工作,其實不需要勞師動眾點開視訊!」因為有效的溝通過程才是最重要的,而非「面對面」的形式。

疫情肆虐下,幾時可以恢復到往昔生活,沒人有答案,我們只能靜心以待,做好力所能及的防疫工作,居家辦公,如常生活,結束工作後就多跟朋友、家人用電話或線上聊聊,做彼此的心靈支柱,一起等待這場疫情消停。

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