菜鳥救星Word教學:你知道Word也有加總功能?

文、菜鳥編

很多人可能都以為表格的加總只能在Excel中完成,因此在製作報告時,會額外開啟Excel將表格計算完後再貼到Word中。

不過如果你已經知道在Word中就可以完成加總或其他計算的程序,想必你應該不會再開啟Excel了,小編就以加總為例,介紹兩種在Word中就可以完成的方式。

方式一 、使用Word表格中的加總功能

Step 1:

在word中以表格將資料製作完成,紅框處就是今天的主角,要統計總出總金額。

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Step 2:

確認游標置於標示紅框的表格內,選擇「版面配置 / 公式」。記得,不是Word中一開始預設的版面配置工具列喔。

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Step3:

在視窗中,可以看到公式欄位已經幫我們填入了預設值,按下確定就會自動將對應欄位的項目加總起來。在Word表格中加總公式如下:

A.「=SUM(ABOVE)」:加總目前儲存格上方的數字
B.「=SUM(LEFT)」:加總目前儲存格左方的數字
C.「=SUM(BELOW)」:加總目前儲存格下方的數字
D.「=SUM(RIGHT)」:加總目前儲存格右方的數字

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還可設定數字格式並加入其他函數,也算是一個簡易版的Excel。

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方式二 、直接插入Excel試算表

如果真的很依賴Excel介面,也大可不必開啟Excel來統計。在熟悉不過的插入表格視窗中,下方就有插入「Excel試算表」了。

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馬上就看到熟悉的Excel表格介面了

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編輯完成,只要在空白處點一下就會跳回Word畫面。如果後續還要再編輯,只需在表格中雙擊滑鼠左鍵,就可再進入Excel編輯模式中。

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補充:

兩種方式,對於資料初步設計上的人相當方便,但相信你手上應該有不少表格資料是透過Excel製作,所以從Excel中貼到Word的動作就一定少不了。這邊小編就再提供一個技巧,讓你的資料在異動時可以更新而不需要再重新複製貼上。

讓Excel表格可以與Word表格同步

當你在Excel中複製好表格貼到Word時,表格右下方會出現「貼上選項」的功能表。

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如果是想要達到同步的功能,記得選擇「連結並使用目的樣式」。

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當在Excel修改儲存格資料時,只要在Word中選擇「更新連結」,表格中的數據就會自動同步。

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結論:

能在Word中直接統計表格的數據是比較保險的方式,除了不需要再額外開啟Excel外,如果是透過資料連結的方式,如果有個不幸,Excel檔案遺失或是損壞,就會造成數據找不回來的問題。


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