菜鳥救星談職場:工作不再做不完

文、Ophelia Lai

嗨,我是Ophelia,相信很多人都面臨過這樣的窘境—工作堆積如山,昨天的還沒解決,今天的又排山倒海而來,令人頭暈眼花,不知道該如何下手。

其實我也碰到過這個問題,經過摸索和向同事、長輩請益後才從困境中解脫。今天我們就來聊聊「工作不再做不完的五個秘訣」。

1.用對方法做正確的事

工作的習慣與技巧就跟時間管理一樣重要,具體做法如下:

(1)三思而後行

執行一個計劃得快、狠、準,但事前規劃則要審慎小心。寧可事前多花時間仔細計劃,也不要做了之後才驚覺處處疏漏,再回頭修正可能需要好幾倍的時間、心力,而這些都可以避免。

(2)確認好雙方認知一致

首先,你必須確定自己是朝著正確的目標努力,避免自己費盡心力,到頭來卻是一場空。無論是對上司還是客戶,都必須100%確認你/妳做的是對方要的,否則又要重新來過,不僅浪費大把時間心力,還一事無成。

(3)事先整理好辦公桌

把需要用到的資料、數據等都放在伸手可及的地方,至於其他與現階段工作不相干的東西請從桌上消失。

(4)主動出擊

如果和你聯繫的對方表示之後回電,最多請只等10-15分鐘,時間一過就趕緊主動聯絡。假使對方正在會議中或接待其他客人,可以詢問何時方便致電,一來能掌握時間,二來也可以利用空檔處理工作相關的瑣事。

(5)適時適度求助

當你困在某個點上焦頭爛額時,請不要羞於求助,有時前輩、同事的經驗正是你所需要的,適度適時開口就能讓問題迎刃而解,也讓工作更有效率。

趕時間

2.分清輕重緩急:「緊急的事不一定重要,重要的事不一定緊急」

分清楚誰先誰後,然後依序處理才能維持工作效率。譬如今天客戶突然交託給你一件下班前就得完成的工作,但這可能只是寫幾封郵件就能搞定的問題,那就可以等下班前再處理,先解決其他更需要花時間、費精神的事情。

3.保護好自己的時間

假如你因為工作的緣故必須和許多不同的人接觸,請留某個限定時段給他們,這樣一來能處理好該處理的事,本份內的工作也能有完整的時間去完成。

4.統一找出一個時段回覆信件

除非對方真的很急著要回覆(而這種情況他/她通常會直接打電話),否則一律在固定的時段回信。譬如下班前一小時就可以統一用來回信,針對客戶需求詳加溝通或說明,此舉一來可以節省日後溝通的時間,再者也可以避免工作時間被切割零碎。

不

5.設定底線,勇敢說「不」

拒絕當爛好人也是提升工作效率的重要方法之一,不要把顧客的不合理要求或同事加諸於你/妳的工作都照單全收,這不但會累死自己,也會一事無成;同時,勇於說不也可以避免他人得寸進尺。

以上是我根據過去經驗及請益整理出的工作術,希望對大家有幫助,也祝各位平安順心。


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