菜鳥救星談職場:在家工作不軟爛,六招效率100

文、Shannon Lai

隨著武漢肺炎疫情不斷升溫,橫掃全球,各國都在努力防疫,當中最重要的一項防疫工作,即是減少人與人之間的接觸,避免相互傳染病毒的機會。因此,不只是那些居家隔離的朋友需要在家工作,許多企業為了疏散辦公室裡聚集的職員,也相繼實行了遠距辦公,希望能防堵疫情的擴散。

「在家工作」以往被視為是公司優待員工的特殊待遇,如今則成了防疫工作的必須。在家上班乍看相當彈性,可是沒了辦公室的束縛,若再加上床鋪、電視、零食等的誘惑,工作起來要有效率就成了一項大考驗。

如果你也是遠距辦公的一員,以下列出幾項工作要點,讓你在家不軟爛,一樣可以全神貫注地完成工作:

會議

1.有效會議很重要,條列整理你的會議內容

當在家工作,工作遇到問題時無法面對面討論,就只能透過線上開會,若是不想讓會議淪為無效率的空談,會議記錄就相當重要。除了要盡可能地做到詳細的註解,確保自己不會有所遺漏,也要準確地拋出你的問題,並且將相關內容做一份清楚易懂的整理再去執行。

而這裡也與大家分享我自己參與線上討論的經驗,以前在大公司上班時,常有跨部門的業務,大多時候都是以E-mail往來討論,而最好的陳述方式就是以條列式整理,寫出你的問題與需要的支援。畢竟大家工作都很忙,若是不能精準地點出重點,通常發出去的信只有石沈大海的命運,而用條列式敘述,正是一個可以快速抓出重點的好方法。

2.明確分工,仔細劃分每人的工作項目

一間公司裡每位員工都有自己的工作任務,當在家工作彼此見不到面時,最怕的就是遇到狀況,大家互踢皮球,找不到負責人。所以最好在每個工作小組明確劃分出各自的責任範圍,確保每個工作項目都有專人負責,這樣當發生問題,一檢視就能清楚事情的癥結點在哪,以及確認工作進度是否在正確的軌道上。

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3.規律作息,正常吃飯、睡覺、運動

雖然在家工作免除了每天早上人擠人的通勤時間,也不用追趕跑跳碰地,急著打卡,但是正常的作息還是必要的。畢竟居家辦公的初衷是為了防疫,如果因此日夜顛倒,破壞生活紀律,那麼又要如何擁有健康的身體來抵擋病毒呢?再者,待在家裡活動範圍大幅縮小,適當地運動、伸展四肢,絕對有益防疫期間的身心健康。

4.維持工作步調,設置辦公區

離開辦公室,沒了高壓的工作環境,最令人擔心的就是待在家裡耍廢,躺在床上或是窩在沙發滑手機,無所事事一整天。因此切記要保持自己的工作步調,要讓自己和平時上班沒有兩樣,一樣在該起床上班的時間裡起床,早上穿戴整齊而不是穿著睡衣,這些都有助於提升在家工作的緊張感。另外,最好在家設置一個辦公區,專門工作不讓自己分心。

5.定期回報工作進度,老闆安心員工有衝勁

無人看管的時候總是容易放空思緒,所以要讓自己的工作狀態有動力,定期和老闆彙報工作進度是項不錯的選擇。比起被人追問工作做到哪了,自己主動回報,不僅是讓老闆安心,員工也因此對自己的工作有約束力,可以掌握工作進度,確保自己沒有因為遠距工作而疏漏任何工作。

6.檢視自己的工作狀態,隨時精進

在家工作少了束縛性,很容易就會被生活上的瑣事分神,回頭看看自己每週花了多少時間去處理E-mail、與人會議,是否把時間用在對的人和對的事情上,這些都能提升自己的工作生產力。要讓自己忙得有頭緒,除了自律,也要隨時檢視自己的工作狀態,好的繼續、不好的改進。

Shannon Lai
喜歡思考,喜歡靜靜觀察,喜歡行走在文字世界裡,拉近和這世界的距離。樂於從生活小細節中找尋樂趣,找尋自己未知的存在與可能。


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