菜鳥救星Excel教學:實作篇-查詢商品即時庫存

文、意如老師

自動更新即時庫存量,我們先看執行結果。

最終結果

使用者填入為橘色區域,自動化計算為綠色區域

任務1:事前準備
1.1準備商品庫存表(填入商品、庫存)
1.2準備讓使用者輸入(姓名、購買商品、數量)

任務2:認識SUMIF()函數
1-1有條件的加總
1-2計算該商品總共賣出了幾個

任務3:計算剩餘庫存

任務4:自動查詢目前庫存

任務1:事前準備

1-1準備商品庫存表

先填入所有的商品名稱跟庫存數量
我們要做的是自動計算的地方(已賣出、剩餘庫存)

商品

庫存

已賣出

剩餘

商品A

100

   

商品B

100

   

商品C

100

   

商品D

100

   

商品E

100

   

1-2準備讓使用者輸入的表格

(讓使用者輸入客戶姓名、要購買的商品跟數量)
我們要做的是自動計算目前庫存量(真實庫存)

姓名

商品

購買數量

真實庫存

       
       
       

任務2:認識SUMIF()函數

2-1有條件的加總

要計算出該商品的數量總共賣了幾個,所以加總還必須帶有條件的加總,只計算所有的A商品賣出了多少或者是所有的B商品賣出了多少等等。

SUM()為加總,而SUMIF()代表有條件式的加總,我們的範例是要找出”該商品”共賣了幾個,所以屬有條件的加總,所以會使用到SUMIF() 的函數。

先快速的認識一下SUMIF() 函數的用法
SUMIF() 有三個引數(參數)

參數1:要搜尋加總的範圍
例如:讓使用者輸入商品的這一欄

參數2:要搜尋的值
例如:剛剛輸入的範圍內,只要找到要加總的商品欄位,如“B商品”。

參數3:要加總的範圍
例如:所有商品購買數量的範圍

所以SUMIF()的函數為:
=SUMIF(“要搜尋的範圍”,”要搜尋的值”,”要加總的範圍”)

如果對SUMIF()函數,還不是很熟的同學們,也可以參考以下這篇文章有更詳細的介紹:職場一定會用到的if進階用法

2-2計算該商品總共賣出了幾個

接下來要讓H欄(已賣出)自動化更新賣出數量,點選到H2輸入公式

第一個參數為搜尋的範圍為B欄的商品,所以先點選B欄

=SUMIF(B:B)

因為B欄位固定欄位,所以再加上錢字號$ (快速鍵 F4 按到 $B:$B )


第二個參數為要搜尋的值,例如:”商品A”、”商品B”,所以點一下F2儲存格,F為固定欄位,所以(快速鍵F4按到$F2),等等往下複製即可

=SUMIF($B:$B,$F2)


接下來第三個參數為要加總的範圍為C欄的購買數量,因為C欄位固定欄位,所以再加上錢字號$(快速鍵F4按到$C:$C)

完成公式如下:
=SUMIF($B:$B,$F2,$C:$C)

任務3:計算剩餘庫存

目前有了已賣出的數量,就可以直接用(目前庫存-已賣出的數量)來計算剩餘庫存量。

點選I2儲存格輸入:=G2-H2,往下複製即完成

最後往下複製即可完成”剩餘庫存”

剩餘庫存(公式如下)

任務4:自動查詢目前庫存

我們的庫存表已經設定完畢(如上圖),接下來就要來處理即時更新庫存的D欄位(如下圖)。

接下來就要使用Vlookup()函數來查表了,還不熟悉Vlookup()用法的同學可以先回到這篇文章複習一下:職場使用頻率最高的VLOOKUP、HLOOKUP函數詳解

點選D2輸入公式:

=VLOOKUP()

第一個參數為搜尋值B2這個欄位
=VLOOKUP(B2)

第二個參數為對照表(剛剛做好的庫存表F1:I6),因為是固定的所以點選(快速鍵F4按到$F$1:$I$6)

=VLOOKUP(B2,$F$1:$I$6)


第三個參數為要查詢對照表的第幾欄,剩餘庫存是第4欄,所以輸入4

完整公式如下:
=VLOOKUP(B2,$F$1:$I$6,4)

往下複製(出現#N/A)為正常,因為我們還沒輸入商品及購買數量

完成公式如下

完成後就可以開始輸入A欄(姓名)、B欄(購買商品)、C欄(購買數量),輸入完後,自動更新欄位為:D欄(真實庫存)、H欄(已賣出)、I欄(剩餘庫存)

最後附上完成後公式如下:

下一篇將跟大家分享製作下拉式選單及商品庫存不足時顯示提示訊息(表單驗證)

每次讓使用者輸入商品實在太不合理,會有輸入錯誤的可能,所以商品欄位需要改成下拉式選單。如下圖:

另外低於庫存時提醒也是必須的,這些將在下一篇文章跟大家分享。

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