菜鳥救星教學專欄:讓你的Google文件分享可以自動失效

文/圖、菜鳥編

相信應該很多人有在使用Google Drive來做資料同步、線上協同作業、或是分享檔案。雖然雲端帶來很多便利性。但仍舊會有不足的地方,就以分享權限的部分來說,Google本身提供檔案分享連結,但如果需要提止分享則需要再設定一次,如果因為忙碌而遺忘,則連結就會永遠存在,相對也會有風險性問題發生。

在國外就有人開發了一款名為「Expire Google Drive Files」的工具,可以在分享檔案時同時設定連結的期限。

點擊Expire Google Drive Files的連結網址後,就會看到以下的視窗畫面,如果你尚未登入Google帳號或是沒有Google帳號,可能就要先申請與登入完成喔。

接著點擊圖片紅框的標示處「Review Permissions」,來進行權限的驗證,如下圖只需要點選「允許」,就可以完成驗證的動作。

STEP1

完成後,就可以進到設定的介面。第一步就是先選擇好你要設定的檔案。

選定的文件會被標示為藍色,接著選擇下方的「Select」。

STEP2

接著就是設定要分享的對象的MAIL,1的地方是有檢視的權限,而2則是有編輯的權限。

STEP3

最後就是設定分享的時效,最短可設定1小時,最大可設定到30年。設定完成後,點擊「SET EXPIRATION」就完成所有的設定。

最後可以在下方看到你所設定的內容,以及各檔案的時效。如臨時要取消或修正,可以點擊cancel來重新設定。

真的是一套非常便利的工具,不過其實官方是有提供這功能,只不過僅限公司、學校團體的專用帳戶。不過,相信應該是有機會在以後的改版看到一班使用者都有此功能設定。

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